○小坂町行政文書取扱規程
令和8年4月1日
規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、町長が保有する行政文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 行政文書 町長部局の職員(以下「職員」という。)がその分掌する事務に関し職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、本庁、支所等及び施設が保有しているものをいう。
(2) 本庁 小坂町課設置条例(平成16年小坂町条例第10号)第1条に規定する課及び小坂町行政組織規則(平成18年小坂町規則第6号)第4条に規定する出納室を総称したものをいう。
(3) 支所等 小坂町役場七滝支所設置条例(昭和30年小坂町条例第2号)第2条に規定する支所及び小坂町役場十和田出張所設置条例(昭和30年小坂町条例第3号)第2条に規定する出張所をいう。
(4) 施設 町長が主管する上記以外の町立施設をいう。
(5) 課室 本庁の課及び室をいう。
(職員の責務)
第3条 職員は、町がその諸活動を説明する責務を有することを認識し、常に行政文書の所在を明確にする等、行政文書を適正に管理しなければならない。
(行政文書の管理体制)
第4条 総務課長は、行政文書の管理に関する事務を統括する。
2 総務課長は、行政文書の管理に関する事務を適正かつ円滑に行うため、課室の長(以下「課室長」という。)に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、課室における行政文書の管理の実態を調査し、又は行政文書の管理に関し報告を求め、若しくは改善のための指示をすることができる。
3 課室長はそれぞれの課室における行政文書の管理を総括する。
4 課室に、行政文書に関する事務の適性かつ円滑な運営を図るため、文書主任を置き、課室長が職員のうちから指定する者をもって充てる。
(行政文書の収受)
第5条 行政文書が到着したときは、速やかに収受の手続きをしなければならない。
(行政文書の作成)
第6条 職員は、事務処理に当たって、軽易な物を除き、その処理内容等を記録した行政文書を作成しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、迅速な処理を要するものについては、行政文書によらずに事務処理をすることができる。この場合においては、事後に速やかに行政文書を作成するものとする。
第7条 行政文書は、別に定めるところにより、分類して保管しなければならない。
(行政文書の保存期間)
第8条 事務処理の完了した行政文書の保存期間は、永年、10年、5年、又は1年とする。ただし、その内容が特に軽易な場合は、この限りでない。
2 保存期間の基準は、行政文書の類型に応じ、別に定める。
(行政文書の保存)
第9条 事務処理の完了した行政文書は、処理の完了した年度の翌年度の3月31日まで課室の書架又は書庫に保管しておかなければならない。
2 電磁的記録の保存については、前項の規定にかかわらず、別に定めるところによる。
(行政文書の廃棄)
第10条 課室長は、行政文書の保存期間が経過したときは、速やかにこれを廃棄するものとする。
2 電磁的記録の廃棄については、前項の規定にかかわらず、別に定めるところによる。
(委任規定)
第11条 この規程に定めるもののほか、行政文書の管理に必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和8年4月1日から施行する。
(小坂町文書取扱規程の廃止)
2 小坂町文書取扱規程(昭和51年訓令第4号)は、廃止する。