○小坂町教育委員会文書管理規程
平成10年10月1日
教委規程第1号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、小坂町教育委員会における文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 教育委員会事務局 小坂町教育委員会事務局組織規則に定める班を総称していう。
(2) 教育機関 町立の小、中学校をいう。
(3) 教育施設 教育委員会が主管する上記以外の町立教育施設をいう。
(4) 館 教育委員会組織に所属する教育施設のうち、独立館をいう。
(5) 担当等 上記の各班、教育機関、並びに施設、館(以下「各班等」という。)の所掌事務を分掌させるため、当該各班等に置かれる最小単位の組織をいう。
(文書管理の基本)
第3条 文書は、事務能率の向上に役立つよう正確かつ迅速に取り扱い、常にその経過を明らかにしておくとともに、町民の利用にも役立つよう適切に管理しなければならない。
(教育長の職務)
第4条 教育長は、文書の管理がこの規程に従って適正かつ円滑に行われるよう指導するとともに、必要があると認めるときは、各班等における文書の管理の実態を調査し、又は各教育機関・施設長等に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。
(各教育機関・施設長等の職務)
第5条 各教育機関・施設長等は、それぞれの各班等における文書の管理がこの規程に従って適正かつ円滑に行われるよう努めなければならない。
(文書取扱責任者)
第6条 各班等に文書取扱責任者及び文書整理担当者を置き、各教育機関・施設長等が職員のうちから指定する。ただし、必要がないと認めるときは文書整理担当者を置かないことができる。
2 文書取扱責任者は、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の整理保存に関すること。
(5) 文書の取扱いの指導及び改善に関すること。
3 文書整理担当者は、文書取扱責任者の事務の一部を補助し、文書取扱責任者が不在の時は、その事務を代行する。
(事案処理の原則)
第7条 事案の処理は、文書によらなければならない。ただし、特に急を要する事案又は軽易な事案は、電話又は口頭で処理することができる。
(文書作成の基本)
第8条 文書の作成に当たっては、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第3号)により、平易、簡潔かつ明瞭に表現するよう努めなければならない。
2 文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものはこの限りでない。
(1) 条例、規則、訓令、告示その他公報に登載するもの
(2) 法令の規定により様式が縦書きと定められているもの
(3) 他の官公署が様式を縦書きと定めたもの
(4) 祝辞、表彰状その他これらに類するもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、教育長が特に縦書きが適当と認めたもの
第2章 受領、配布及び収受
(文書の受領)
第9条 教育委員会事務局に到達した文書は、事務局長が受領する。ただし、各班等に直接到達した文書にあっては、当該各教育機関・施設長等が受領する。
2 到達した文書のうち、書留、配達証明等の特殊な文書については、特殊文書受領簿(様式第1号)に必要な事項を記載しなければならない。
3 郵便料金が未納又は不足である郵便物については、発信者が官公署であるもの、その他必要と認められるものに限り、受領することができる。
(文書の配布)
第10条 事務局長は、受領した文書を当該文書に係る事務を所掌する各教育機関・施設長等に開封しないで配布しなければならない。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封することができる。
2 二以上の各班等に関係のある文書については、事務局長がもっとも関係が深いと認められる各班等に配布するものとする。
(2) 収受すべきでない文書(ただし、館が直接受領した文書を除く。)は、その理由を記載した付箋を付して直ちに事務局長に返付すること。
(3) 第1号の規定により閲覧に供した文書のうち、各教育機関・施設長等が重要又は異例に属すると認める文書については、当該文書又はその写しを教育長の閲覧に供すること。
第3章 起案、決裁及び審査
2 起案は、次の各号に掲げる文案によるものを除き、教育長が別に定める文案によらなければならない。
(1) 法令により様式が定められている文書
(2) 教育機関・施設長等があらかじめ事務局長と協議の上定める文書
3 起案文書には、必要に応じ、起案理由その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付しなければならない。
(施行者名)
第13条 文書の施行者名は、別表第1に定める基準によるものとする。
(起案文書の表示)
第14条 起案文書で次の各号に掲げるものには、起案用紙の所定欄に当該各号に定める表示をしなければならない。
・決裁区分事項
(1) 町長の決裁を要するもの 「1」
(2) 副町長の決裁を要するもの 「2」
(3) 総務課長(町長部局)の決裁を要するもの 「3」
(4) 財政担当課長(町長部局)の決裁を要するもの 「4」
(5) 主管課長(町長部局)の決裁を要するもの 「5」
(6) 教育長の決裁を要するもの 「B」
(7) 事務局長の決裁を要するもの 「C」
(8) 主管課長、館長、校長、園長の決裁を要するもの 「D」
・施行上の取り扱い事項
(1) 秘密の取り扱いをするもの 「秘」
(2) 急施を要するもの 「至急」
(3) 町広報に登載するもの 「広報登載」
(4) 官報に登載するもの 「官報登載」
(5) 新聞に登載するもの 「新聞登載」
(6) 特殊郵便により発送するもの 「速達」「配達証明」「書留」「内容証明」
(7) ファクシミリにより電送するもの 「FAX」
(8) 親展の取り扱いをするもの 「親展」
(9) 公印の使用を省略するもの 「公印省略」
2 起案文書の保存期限は、別表第2に定める基準に基づき、起案用紙の所定欄に表示しなければならない。
3 前項の保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(回議)
第15条 起案文書は、起案者から順次上司に回議しなければならない。ただし、秘密又は急施を要する事案及び特に命ぜられた事案に係る文書についてはこの限りでない。
2 上司の不在により代決をしたものは、起案用紙に「代」と朱書きして認印しなければならない。この場合において、当該文書が事務決裁規程等により後閲を受けなければならないものであるときは、「後閲」と朱書きしておかなければならない。
(合議)
第16条 他の各班等に関係する事案について起案したときは、主管課長等を経由し、教育長の決裁を経た後、当該各教育機関・施設長等に合議しなければならない。
(供覧等)
第17条 収受した文書のうち、当該文書に基づく起案を要しない文書については、各所管の決裁用枠印により、関係職員に供覧するとともに、当該文書の保存期間について各教育機関・施設長等の指示(決裁欄外の余白に)を受けるものとする。
(文書番号等)
第18条 決裁を終了した起案文書(以下「原議」という。)には、文書取扱責任者がその所定欄に決裁年月日、文書記号及び文書番号を記載するとともに、文書件名簿に必要な事項を記載しなければならない。
2 文書記号は、別表第3に定めるものによる。
3 文書番号は、各班等ごとに毎年4月1日から起こし、起案文書ごとに1文書番号とする。
(文書の審査)
第19条 施行を要する起案文書については、決裁時に上席の者が文書の形式、用字、用語等を審査の上、添削するべきものは修正指示を行い、正規の文案として確認した上で、原議の所定欄に認印しなければならない。
第4章 浄書及び施行
(浄書及び照合)
第20条 文書の浄書は主務課担当において行う。
2 浄書の日付は、当該文書を施行する日とし、当該文書には、表彰状その他文書記号及び文書番号を付けることが適当でないと認められるものはこれを除く。
3 浄書文書と原議との照合は起案者が行い、原議の所定欄に認印しなければならない。
(公印の押印)
第21条 文書を施行しようとするときは、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書にあっては、公印を押さないものとする。
(1) 各班等相互の往復文書
(2) 前号の各班等以外に施行する次の文書
ア 辞令、指令書、申請書、証明書等の送付文書
イ 刊行物資料等の送付文書
ウ 資料に関する紹介及び回答文書
エ 一定の事実を事務上の参考として通知する文書(権利義務の発生に関わりのないものに限る。)
オ 各教育機関・施設長等を施行者とする文書で特に軽易なもの
カ 簡潔文書
(文書の発送)
第22条 文書の発送は、それぞれの各班等において行うものとする。この場合において起案者は、発送文書に原議を添えて事務局又は当該班の発送取扱者に提出し、原議の所定欄に発送取扱者印の押印を受けなければならない。
2 学校及びその他の教育機関、施設、館における文書の発送は、それぞれの所管において行うものとする。この場合において起案者は、発送文書に原議を添えて発送取扱者に提出し、原議の所定欄に発送取扱者印の押印を受けなければならない。
(ファクシミリによる発送)
第23条 文書の発送は、必要と認めるときは、ファクシミリによることができる。
第5章 保存及び廃棄
(未完結文書の管理)
第24条 事案の処理が完結していない文書は、各教育機関・施設長等が指定する場所において適正に管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の保存)
第25条 事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の末日まで、各班等の書架等に整理保存しなければならない。ただし、施設室内が狭隘で、整理保存スペースのない場合等は、当該年度範囲の文書保存としてもよい。
2 前項の規定による期間を経過した完結文書は、その保存期間が満了するまで専用の書庫等へ移し替え、整理保存しなければならない。この場合において、永年保存文書については、当該文書の正面表紙右上及び背表紙の上部箇所に「永年」の表示を行うものとする。
4 完結文書は、速やかに所定の簿冊に綴じ込まなければならない。ただし、簿冊の作成が難しいものにあっては、他の適当な方法により保存することができる。
(文書の廃棄)
第26条 各教育機関・施設長等は、保存期間の満了した文書については、速やかに廃棄処分しなければならない。
(保存期間の見直し)
第27条 各教育機関・施設長等は、永年保存文書以外の保存文書について、必要があると認めるときは、その保存期間を短縮し、又は延長することができる。
2 各教育機関・施設長等は、永年保存文書については、10年を経過するごとに、継続して保存する必要があるかどうかを検討し、必要がないと認めたものについては廃棄処分する。
第6章 雑則
(文書の閲覧等)
第28条 職員は、他の箇所の保存文書を閲覧し、又はその貸し出しを受けようとするときは、当該文書の各教育機関・施設長等の承認を受けなければならない。
2 職員は、文書を庁外又は施設外に持ち出そうとするときは、各教育機関・施設長等の承認を受けなければならない。
(補則)
第29条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成13年教委規則第10号)
この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成15年教委規程第1号)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年教委規程第1号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成19年教委規程第2号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成27年教委規程第1号)
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現に在職する教育長が、地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により在職する間については、本規程は適用しない。
別表第1 文書施行基準表(第13条関係)
施行者名 | 内容 |
教育長 | 1 条例、規則等の解釈、運用方針等に関する文書 2 許可書、認可書、決定書、その他これらに類するものの交付に係る文書 3 会議、研修会又は講習会に関する通知等 4 国の省庁の大臣、次官、局長、部長、課長その他これらに準ずる者に発する文書 5 都道府県教育委員会の委員長、教育長その他これらに準ずる者に発する文書 6 市町村長及び市町村教育委員会委員長、教育長に発する文書 7 所管する事務局長、教育機関及び施設の長に発する文書で重要なもの 8 その他1から7までに掲げる文書に準ずるもの |
事務局長 | 1 会議、研修会又は講習会に関する通知等で軽易なもの 2 都道府県教育委員会の課長その他これらに準ずるものに発する文書 3 事務局長、教育機関及び施設の長に発する文書で軽易なもの 4 その他1から3までに掲げる文書に準ずるもの |
館長 | 館長の権限に属する事務に係る文書 |
校長 | 校長の権限に属する事務に係る文書 |
別表第2～3 略
様式 略