○小坂町文書取扱規程
昭和51年7月19日
訓令第4号
第1章 総則
(目的)
第1条 小坂町役場の文書の取扱いに関しては、この規程の定めるところによる。
(原則)
第2条 文書は、正確、迅速に取扱い、町政が円滑、適正、且つ効率的に行われるよう処理しなければならない。
(文書主任)
第3条 各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、その課の職員のうちから課長が命じ、その職氏名を総務課長に通知しなければならない。
3 文書主任は、課長の指揮を受け、課内の文書の整理、保管、引継等を行う。
第2章 収受及び配布
第4条 本庁に到達した文書及び物品は総務課において、次の各号により収受及び配布しなければならない。
(1) 文書(親展文書を除く。)は開封の上、文書の下部余白に収受日付印(様式第1号)を押して主管課長に配布する。
(3) 官公庁から到達した文書は、総務課長が閲了し、特に重要なものは、その重要度に応じ、町長、副町長の閲覧を経てから配布の手続きをとること。
(4) 異議申立書、訴願書、選挙関係書等で、収受の日時がその効力に影響を及ぼす文書は、その欄外に到達日時を記入して取扱者が認印し、且つ封皮のあるものは、これを添えて第1号の手続をとること。
(5) 金券、現金、有価証券又は物品は金券処理簿(小坂町財務規則(平成24年小坂町規則第5号)第95号様式)又は物品配布(発送)簿(様式第3号)に、書留郵便物は書留配布簿(様式第4号)に、電報は電報配布簿(様式第5号)に、それぞれ記載しあて先に配布して受領印を徴すること。
(6) 親展文書は、封のまま親展(秘密)文書配布整理簿(様式第6号)に記載し封皮に収受日付印を押し、それぞれあて先に配布した受領印を徴すること。
(7) 官報、公報、新聞、その他これに類似するものは収受日付印を押して関係主管課に回覧したのち総務課に保存し、随時閲覧できるようにすること。
第5条 執務時間外に本庁に到着した文書及び物品で、総務課長が引き継ぎを受けたものは、前条の規定により処理しなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第6条 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。
第3章 文書の処理
(処理の責任)
第8条 文書の処理は、配布を受けた課長の責任とする。
2 各課長が文書の配布を受けたときはすみやかにこれを検閲し、自ら処理するもののほか、処理意見を示して担当者に配布しなければならない。
3 重要又は異例に属する文書は、すみやかに上司の閲覧に供し、その処理につき指示を受けなければならない。
4 配布を受けた文書中、その主管でないと認められるものは、課相互間に転送することなく、直に総務課に返付しなければならない。
(即日処理の原則)
第9条 処理担当者は、文書の配布を受けたときは、即日回覧に供し、又は処理に着手しなければならない。ただし、ただちに処理できないものについては処理計画をたて、上司の承認を受けなければならない。
(例規文書の処理)
第10条 上級官公庁からの通達等で例規となる文書は、その欄外に「例規」の表示を朱書して処理のうえ、必要のあるものは、その写を関係各課に配布しなければならない。
(1) 起案文書には、起案年月日、担当者の課、係名及び職氏名、あて先、発信者、浄書、要求等所要事項を明瞭に記入の上認印し、件名は簡明な標題を用いること。
(2) 回議案には、関係書類を順序よく添付して事案の経過をわかりやすいようにすること。
(3) 重要な事案は、定案の主旨を伺として前書し、文案の後に準拠法令の条文、参考書類又はその要旨並びに予算関係等必要な事項を摘記又は添付すること。
(4) 回議案は、文字を明確に書き「常用漢字」、「ひらがな」、「現代かなづかい」を用い、平易簡明な口語体にすること。
(5) 重要な事項を訂正又は添削したときは、その箇所に認印すること。
(6) 回議案は、インク又は墨汁で記載すること。
(7) 電報の起案は、特に簡明を旨とし本文及びあて先のわきには、電文をかなで朱書すること。
(余白又は帳簿による処理)
第12条 常例的な事案で軽易なものの起案は、一定の帳簿を設けて、また、回答等の軽易な事案の起案は文書の余白により処理することができる。
2 諸官庁等からの文書でその大部分を移記して発送する必要のあるものは、訂正の箇所を本文のわきに朱書し、本文の書替箇所を朱括弧で表示して、その文書の右余白に「伺」と書いて起案することができる。
(例文処理)
第13条 同一文案で処理することができるものについては、これを最初の回議案で「例文」として決裁を受け、前条の取扱いをすることができる。
(符せん処理)
第14条 軽易な照復又は連絡で、その文書を残す必要のないもの、文書の不備、違式又は差出人の申出によって返付するものは、符せん用紙(様式第9号)を用いて処理することができる。
(照復用紙処理)
第15条 軽易な事件の照会又は町長部局相互間及び照会に対して督促するときは、照復用紙(様式第10号)を用いて処理することができる。
(決裁)
第16条 文書は次により決裁を受けなければならない。
2 前項の決裁区分を明らかにするため次によりその符号を起案用紙の所要欄に朱記しなければならない。
町長の決裁を受けるもの…甲
副町長の決裁を受けるもの…乙
課長の決裁を受けるもの…丙
3 機密文書の起案は上部欄外に「秘」と朱記し、主管課長及び主査又は起案者(以下「主管課」という。)が自ら携行するか、又は封筒に入れる等機密が洩れないようにしなければならない。
4 代理決裁を受けたもののうち、特に必要と認められたものは「要後閲」と朱記して上司の登庁後直ちに承認を受けなければならない。
(起案文書の処理)
第17条 起案文書の処理は特に定めるもののほか次のとおりとする。
(1) 町長において起案した文書は、副町長、総務課長、主管課長、参事、課長補佐、主査及び事務担当者に回覧させるものとする。
(2) 副町長において起案した文書は必要あるものは、町長の決裁を受けたあとに、その他のものは総務課長、主管課長、参事、課長補佐、主査及び事務担当者に回覧させるものとする。
(3) 課長、参事又は課長補佐において起案した文書は、主管主査及び事務担当者に回覧し、副町長を経て町長の決裁を受けること。
(4) 主査において起案した文書は事務担当者に回覧し、課長補佐、参事、主管課長及び副町長を経て町長の決裁を受けること。
(5) 事務担当者において起案した文書は、関係者回議して主管主査、課長補佐、参事、主管課長及び副町長を経て町長の決裁を受けること。
(特殊取扱いの表示)
第18条 回議案で期限のあるものはその期日を、内容の重要なものは「重要」、機密に属するものは「秘」、例規に属するものは「例規」と余白に朱書しなければならない。
2 回議案で施行上特殊取扱いを要するものは「電報」「親展」「至急」「速達」「書留」等その要領を朱書しなければならない。
(回議案の合議)
第19条 回議案で他課に関係あるものはそれぞれ関係課に合議しなければならない。
2 合議を受けた課は、特別の事情あるものを除き、直に同意、不同意を決しなければならない。
3 前項の場合において、その意見を異にするときは関係課長は協議し、その議が整わないときは符せんに意見を附して上司の裁定を受けなければならない。
4 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、更に合議しなければならない。
(合議文書の再回付)
第20条 合議を受けた事案でその結果を知る必要があるものは、起案用紙の欄外に「再回付」と朱書して再回付を求めることができる。
2 再回付を受けたときは、閲覧のうえ前項の規定による表示の下に認印し、すみやかに主管課に返付しなければならない。
第4章 文書の発送
(浄書、校合及び回付)
第21条 発送を要する文書は、主管課において浄書校合し、収受(発送)件名簿に処理経過を記載し、公印を押し封入のうえ総務課に回付しなければならない。
2 機密又は親展文書は、起案者自ら浄書校合し封入のうえ、総務課に回付しなければならない。
(添付書類又は物品)
第22条 発送に際し、添付書類又は物品のあるものは、次の各号により総務課に回付しなければならない。
(1) 添付書類は、主管課において文書から分離しないように整備すること。
(2) 小包その他特別な包装を必要とする文書又は物品は、主管課において荷造し、うわがきすること。
(文書及び物品の発送)
第23条 文書及び物品を総務課において発送するときは、次の各号によらなければならない。
(1) 文書及び物品は、郵送とし料金後納郵便物差出票(様式第11号)により発送の手続をとること。
(発送日)
第24条 文書又は物品は、当日発送しなければならない。ただし、急を要しない文書又は物品については適当な発送日を定めなければならない。
第5章 公文方式
(公文書の種類)
第25条 公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。
(令達の種類)
第26条 令達文書は次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)及びその他の法令により町の事務に関し議会の議決を経て条例として制定するもの
(2) 規則 地方自治法及びその他の法令により町長の権限に属する事務に関し規則として制定するもの
(3) 告示 法令の規定等で公示が義務づけられているもの、又は公表を要する規程等を公示するもの
(4) 公告 公示するもので告示以外のもの
(5) 訓令 庁中又は所属公所の全部又は一部に対して指示命令するもの
(6) 内訓 訓令で秘密に属するもの
(7) 達 特定の個人又は団体に対し特定の事項を指示命令するもの
(8) 指令 申請(願)等に対して許可、認可又は指令、命令するもの
(9) 辞令 任免又は命課をなすもの
(発送文書の差出名)
第27条 発送文書は、法令に特別の定めのあるもののほかは、町長名を用いなければならない。ただし、発送文書中特に委任された事項については、町名、副町長名をもってすることができる。
(公印の使用)
第28条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書又は所属機関に属するものはこの限りでない。
2 公印を使用する者は公印保守機関に原議、及び発送文書を提示し、その承認を受けて使用しなければならない。
3 契約、登記関係の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものはその両面にかけて、割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書についてはのりづけの個所に割印を押さなければならない。
(発送文書の日づけ)
第29条 発送文書の日づけは、浄書の日を用い、浄書は決裁の日に行わなければならない。ただし、特に期日を指定したもの又は日づけの記載がその効力に影響があるものについては、この限りでない。
第6章 整理及び保存
(完結文書)
第30条 完結文書は、主管課において製本のうえ、保存文書台帳(様式第13号)に記載して保存しなければならない。
(文書の保存年限)
第31条 文書の保存年限は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 1年保存
(1) 永年保存
ア 条例及び規則並びに関係文書
イ 令達及びその関係文書
ウ 町議会の関係書類で重要な文書
エ 直接請求、審査の請求、異議の申立、訴訟等に関する文書
オ 町史の資料となる文書
カ 重要な事業計画及びその実施に関する文書
キ 財産に関する文書
ク 重要な契約に関する文書
ケ 町長、会計管理者その他重要な職の事務引継に関する文書
コ 重要な人事に関する文書
サ 廃置分合、境界変更及び名称変更に関する文書
シ 印鑑に関する文書
ス その他永年保存の必要があると認める文書
(2) 10年保存
ア 歳入歳出予算に関する書類で永年保存を要しない文書
イ 出納に関する証拠書類及び決算に関する重要な文書
ウ 令達及びその関係文書で永年保存を要しない文書
エ 町税その他公課に関する文書
オ 町議会に関する書類で永年保存を要しない文書
カ 統計調査報告書類で永年保存を要しない文書
キ その他10年保存の必要があると認める文書
(3) 5年保存
ア 令達及びその関係文書で10年保存を要しない文書
イ 出勤簿、出張命令簿、復命書、当直日誌等服務に関する文書
ウ 文書の整理及び処理に関する文書
エ その他5年保存の必要があると認める文書
(4) 1年保存
前各号に該当しない軽易な文書
3 前項の保存年限の計算は、完結の翌年(会計文書は翌年度)から起算するものとする。
(製本の要領)
第32条 文書の製本要領は、次のとおりとする。
(1) 一般文書は暦年により、会計に属する文書は会計年度をもって製本すること。ただし、書類の紙数により1冊15センチメートルを限度として適宜分冊し、又は数カ年若しくは数カ年度を分冊することができる。
(2) 同一種類の文書で数カ年にわたり完結するものは最終年の文書に、数種類に関連するものはその関係のもっとも深い種類に合冊すること。ただし、継続事業又は1事業で多数の文書があるものについては、1件書類として製本することができる。
(3) 絵図画、写真、ひな形等で文書とともに製本でき難いものは、別に袋に収蓄し、又は結束して文書との関係を記載すること
(4) 文書は、索引目次(様式第14号)を文書の上部(表紙の下部)に記載して添付すること。
(5) 文書の製本は、背表紙(様式第15号)を附し、所要事項を表示すること。ただし、1年保存の文書については背表紙を省略することができる。
(文書の廃棄)
第33条 保存を要しなくなった文書は、主管課において廃棄文書目録(様式第16号)を作り、総務課長が点検し、主務課長と合議のうえ、町長の決裁を得て廃棄するものとする。
2 前項の文書中、他に漏れて支障があるもの又は印影を盗用されるおそれのあるものは、まっ消又は裁断のうえ処分しなければならない。
第34条 役場事務は、別に定めるものを除くほか、次に掲げる簿冊によって処理する。
(1) 公印使用伺簿(様式第17号)
(2) 原議省略簿(様式第18号)
(3) 職員名簿(様式第19号)
(4) 出張伺命令書(様式第20号)
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和62年規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和62年訓令第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成2年規程第1号)
この規程は、平成2年3月13日から施行する。
附則(平成9年訓令第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成13年訓令第3号)
この規程は、公布の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。
附則(平成13年訓令第7号)
この規程は、平成13年12月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第1号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成18年規程第5号)
この規程は、平成18年5月1日から施行する。
附則(平成19年規程第5号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年規程第23号)
この規程は、平成24年8月1日から施行し、平成24年4月1日から適用する。
様式第20号 出張伺命令書(別紙)略