○小坂町議会事務局処務規程
昭和38年12月21日
議会訓令第1号
目次
第1章 総則
第2章 所掌事務
第3章 職員の職
第4章 事務局長の専決
第5章 文書の取扱および事務の処理
第6章 文書の保管
第7章 職員の人事、服務および勤務時間
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、法令、条例、その他別に定めるものを除くほか、小坂町議会事務局(以下「事務局」という。)の処務について必要な事項を定めるものとする。
第2章 所掌事務
(事務の分掌)
第2条 事務局の事務を分掌するため、次の係を置く。
1 庶務係
2 議事係
3 調査係
第3章 職員の職
(庶務係の分掌事務)
第3条 庶務係は、概ね次の事務をつかさどる。
ア 公印の管守に関すること。
イ 文書の収受、発送および保存に関すること。
ウ 議会費予算の経理に関すること。
エ 物品の購入、修繕、出納に関すること。
オ 議員の報酬、その他の給与および福利厚生に関すること。
カ 職員の人事、服務、給与、研修および福利厚生に関すること。
キ 儀式、および秘書に関すること。
ク 議長会に関すること。
ケ 議長室、議員室の管理に関すること。
コ 傍聴人に関すること。
サ その他庶務に関すること。
(議事係の分掌事務)
第4条 議事係は、概ね次の事務をつかさどる。
ア 本会議の議事に関すること。
イ 議事日程および諸報告の印刷、配布に関すること。
ウ 会議次第書の作成に関すること。
エ 常任委員会に関すること。
オ 特別委員会に関すること。
カ 議会運営委員会に関すること。
キ 全員協議会に関すること。
ク 議案の受理および印刷配布ならびに処理に関すること。
ケ 請願、陳情の受理および印刷配布ならびに処理に関すること。
コ 議会の選挙に関すること。
サ 会議の結果報告に関すること。
シ 会議録、決議録の調整および保管に関すること。
ス 委員会記録の調整および保管に関すること。
セ 公聴会に関すること。
ソ その他議事に関すること。
(調査係の分掌事務)
第5条 調査係は、概ね次の事務をつかさどる。
ア 議案の審査資料の収集および調査に関すること。
イ 議員提出議案および修正案の発案に関すること。
ウ 請願および陳情の審査資料の収集および調査に関すること。
エ 議決の執行、事務の管理および出納の状況等の調査に関すること。
オ 各種統計資料およびその他の資料の収集および刊行に関すること。
カ 条例、規則の整理に関すること。
キ 議会図書室に関すること。
ク 各種法規の調査研究に関すること。
ケ その他議会に必要な調査に関すること。
(職員の職)
第6条 事務局に事務局長のほか、次の職員を置く。
(1) 局長補佐
(2) 主査
(3) 主任
(4) 主事
(5) 事務補助員
(職務)
第7条 局長補佐は上司の命を受け、事務を掌る。
2 主査は上司の命を受け、事務を掌る。
3 主任は上司の命を受け、事務を掌る。
4 主事は上司の命を受け、事務を掌る。
5 事務補助員は、上司の命を受け、単純な事務等に従事するものとする。
第4章 事務局長の専決
(専決処理事項)
第8条 次に掲げる事項は、事務局長が専決処理することができる。
(1) 職員の出張および復命の受理に関すること。
(2) 職員の時間外勤務および休日勤務に関すること。
(3) 職員の休暇その他服務に関すること。
(4) 職員の扶養親族の認定および通勤手当に関すること。
(5) 議長室、議員室の一時使用許否に関すること。
(6) 議案その他の印刷、配布に関すること。
(7) 軽易な事項の照会、回答および通知に関すること。
(8) その他軽易な事項または常例にかかる事項の処理に関すること。
第5章 文書の取扱および事務の処理
(到達文書の収受)
第9条 事務局に到達した文書(電報および小包を含む。以下同じ。)は、事務局長において、次の各号に掲げる方法により収受するものとする。
(4) 到達の日時が権利の得そうまたは変更に関係ある文書は、その欄外に到着の日時を記入し、認印を押して封筒に添付する。
(文書の記号および番号)
第10条 文書には記号を付し、文書番号を記入しなければならない。この場合において機密を要する文書には、記号の前に「秘」の記号を加える。
2 文書は、同一事件の完結に至るまで、収受および発送を通じて同一の番号を用いなければならない。
3 規則、告示および訓令は、その種類に従い規則等番号簿(様式第7)に、必要な事項を記入し、番号を付さなければならない。
4 発送文書のうち軽易なものは、前各項の規定にかかわらず文書番号を省略し、号外として処理することができる。
(起案等)
第11条 すべての事案の処理は、文書によらなければならない。ただし、特に軽易な事案または急施を要する事案は、電話または口頭で処理することができる。
2 起案は、起案用紙(様式第8)を用い、起案文書には関係書類を添付しなければならない。ただし、特に軽易な起案または常例にかかる起案は、起案用紙を用いないで行なうことができる。
3 起案文書は、主務者から係員に回議し、順次上司に提出しなければならない。
4 第1項ただし書きの規定により特に急施を要するため、電話または口頭で処理した事案は、起案用紙に処理の経過を記入し、議長または事務局長の後閲をうけなければならない。
5 電話または口頭をもって届出、通知または照会があったときは、受信者はその要旨を、報告書用紙(様式第9)に記入し、事務局長に提出しなければならない。
(起案文書の表示)
第12条 起案者は、起案文書の種類、発送要領等の必要事項に○をもって表示しなければならない。
2 文書種類および発送表示欄の区分は、次の各号による。
(1) 法令または町条例に基き公告を要するもの 公告
(2) 通達の形式を要するもの 通達
(3) 例規として取扱われるもの 例規
(4) 新聞広告を要するもの 広告
(5) 伺書 伺
(6) 議会内の連絡のもの 部内通信
(7) 普通郵便で発送のもの 普通郵便
(8) 書留郵便で発送を要するもの 書留
(9) 速達郵便で発送を要するもの 速達
(10) 電報で発送を要するもの 電報
(11) 親展の表示で発送を要するもの 親展
(12) 秘の表示で発送を要するもの 秘
(13) 使送便で発送を要するもの 使送
(発送者名)
第14条 すべての文書は、原則として議長名をもって発送する。
(公印の押なつ)
第15条 文書を発送するときは、公印をおさなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
2 公印の使用については、決裁済の原議を提示し、事務局長の承認を得て使用しなければならない。
(郵便切手等の受払)
第16条 郵便切手または「はがき」を使用して発送する場合は、郵便切手受払簿(様式第12)に所要事項を記載しなければならない。
第6章 文書の保管
(保管)
第17条 文書は、科目別にこれを整理保管する。
(文書の保存年限)
第18条 文書の保存年限は、永年、10年、5年、1年の4区分とし、詳細は、別に定める。
(文書保存年限の基準)
第19条 永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 条例、規則、その他例規の原議文書
(2) 議会の会議録、議決書等重要書類
(3) 議会の先例となる重要文書
(4) 任免、賞罰に関する重要書類
(5) 権利、義務に関する重要書類
(6) その他重要にして永年保存の必要があると認める書類
2 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 議会運営上必要な統計資料に関する書類
(2) その他10年保存の必要があると認める書類
3 5年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 予算執行に関する書類
(2) 議会活動に必要な参考資料
(3) その他5年保存の必要があると認める書類
4 1年に属するものは、永年、10年および5年に属しない書類とする。
(保存年限の始期)
第20条 保存年限は、文書完結の翌年または翌年度から起算する。
第7章 職員の人事、服務および勤務時間
(職員の人事)
第21条 書記およびその他の職員の採用、昇任、昇給、出向、退職等の発令は、特に必要な理由がある場合を除くほか、事務局の内申に基いて行なうものとする。
2 辞令書の交付は、議長がこれを行なう。ただし、議長は、事務局長に代って行なわせることができる。
3 事務局長は、辞令簿(様式第13)を備え所要事項を記載しておかなければならない。
(出勤および退庁)
第22条 職員は定刻までに出勤し、定刻後に退庁しなければならない。
2 職員は、出勤後直ちに自ら出勤簿(様式第14)に押印しなければならない。
3 職員は、定刻に遅れて出勤し、または早退しようとするときは、あらかじめ文書により届出なければならない。
4 職員が、病気その他の事故により欠勤しようとするときは、文書により、あらかじめ届出なければならない。
(退庁時の心得)
第23条 職員が退庁しようとするときは、文書等を所定の場所におさめなければならない。
(新任職員の住所届の提出)
第24条 あらたに職員となった者は、住所届(様式第15)を提出しなければならない。
(履歴事項変更の届出)
第25条 転籍、転住、改氏名その他履歴事項に変更があった職員は、届け出なければならない。
(服務の宣誓)
第26条 新たに職員となった者は、議長の面前において宣誓した後、宣誓書に署名しなければならない。ただし、議長が特に必要があると認めるときは、事務局長の面前において宣誓した後、宣誓書に署名させることができる。
(勤務時間の割振)
第27条 職員の勤務時間の割振りは、次のとおりとする。
(1) 月曜日から金曜日まで 午前8時30分から午後0時までおよび午後1時から午後5時15分まで
(休憩時間)
第28条 職員の休憩時間は、午後0時から午後1時までとする。
第29条 削除
附則
この規程は、公布の日から施行し、昭和38年4月1日から適用する。
附則(昭和49年議会訓令第1号)
この規程は、昭和49年4月1日から施行する。
附則(昭和49年議会訓令第2号)
この規程は、公布の日から施行し、昭和49年4月1日から適用する。
附則(平成6年議会訓令第1号)
この規程は、公布の日から施行する。ただし、第6条及び第7条の改正規定は平成4年4月1日から適用し、第27条、第28条および第29条の改正規定は平成5年7月1日から適用する。
附則(平成19年議会訓令第1号)
この規程は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
附則(平成21年議会訓令第1号)
この規程は、公布の日から施行し、平成21年10月1日から適用する。
附則(平成24年議会訓令第1号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成27年議会訓令第1号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
